Ne, nebude to o tom, kam umístit obrázek a jaký font zvolit. Zaměříme se na tvorbu prezentace z většího nadhledu: Jaké otázky si u její tvorby klást? Co zařadit, abychom zaujaly posluchače? Jak nejlépe prezentaci zakončit? Nezkoušejte to metodou pokus omyl a přečtěte si praxí osvědčené rady.

1. Ze všeho nejdříve se ptejte

Znáte téma, ale nějak stále nemůžete přijít na to, z jaké strany ho uchopit. Kde začít? Co vše by mělo zaznít? A v jakém pořadí? Možné pojetí se před vámi začne hezky rýsovat, když využijete následující cvičení. Před začátkem přípravy prezentace si vyhraďte alespoň půl hodinu času a zkuste si sepsat přinejmenším 50 otázek, které by mohly k tématu od diváků zaznít. Čím víc otázek se vám podaří dát dohromady, tím přínosnější pro vás cvičení bude.

Začnou se před vámi rýsovat nové podněty, zajímavé spojnice a témata, kterých se v prezentaci můžete dotknout. Dost možná v nich začnete spatřovat také nějaký příběh, který vám skvěle poslouží jako trefný začátek.

2. Důležité informace do úvodní věty nepatří

 Někdo dopíjí šálek kávy, další odbavuje mailovou schránku, třetí uklidňuje rozdivočelé děti… Obzvlášť teď, kdy se většina prezentací odehrává v online prostředí, nečekejte, že budete mít pozornost diváků od prvního slova. Nesnažte se proto, aby „kdo jste a co prezentujete“ zaznělo hned v první větě. Nejdříve je třeba si pozornost posluchačů získat. Nejlépe vám k tomu poslouží krátký příběh.

Storytelling je tak mocný, že se dá v zahraničí studovat dokonce jako samostatný obor na vysoké škole. Příběhy totiž prodávají. Přirozeně nás zajímají a probouzejí v nás emoce. A cokoliv máme spojeno se silným emočním prožitkem se pro nás stává zapamatovatelnějším. Prezentujete nový projekt? Podělte se o situaci, ve které vás myšlenka na jeho vznik napadla. Jak vypadal váš AHA moment, impuls, který stál za jeho vznikem? Nebo pokud už se jedná o zavedenou službu, povězte posluchačům, jak se vám díky ní daří měnit životy druhých. Nemusí to být nic velkolepého, mnohem důležitější je autenticita a vhodná volba slov. Využijte taková, která křičí, svítí, voní, škrábou, jsou sladká jako med a hořká jako pelyněk, přesně podle rady Dity Stejskalové na lekci Umění sebeprezentace.

Pokud se zdráháte pouštět do vlastních příběhů nebo vám chybí prostor na jejich přípravu, chyťte se toho, co vidíte kolem sebe: Popište, kde se právě nacházíte a jak se cítíte. Pomůžete tak úvodnímu vyladění se na společnou notu s posluchači a získáte trochu prostoru nabýt klid v hlase, než se pustíte do otevření tématu prezentace.

3. Úvod a konec mějte naučený zpaměti

Doma jste vše bez problémů s nadhledem a vtipem odříkaly a teď, když nastal den D, jste řekly první dvě věty a najednou nic… okno?  Tréma je mocný kouzelník. Naštěstí máme nástroje, které nám pomáhají jí úspěšně čelit. Zařaďte před začátek prezentace osobní rituál podle rad Dity z páté lekce Akademie a úvodní vstup se nezdráhejte naučit zpaměti. Klidně si vše, co byste rády, aby zaznělo, poznačte v bodech na papírek (když budete prezentovat online, můžete ho navíc chytře umístit tak, že v zabraném obraze nebude vůbec vidět). Nikoho nebaví prezentace, které jsou přečtené slovo od slova. Mít ale u sebe pojistku, která vás zachrání ve chvíli, kdy dostanete okno, není vůbec k zahození.

Podobně se vyplatí si pečlivě připravit také závěr. Říká se, že lidé si z prezentace vybavují její začátek a konec. Proto se určitě vyplatí pečlivě si připravit i ten. Předem vědět, čím chceme své vystoupení uzavřít. Jakou závěrečnou myšlenku chceme posluchačům předat. Nebo spíše, jakou reakci u nich chceme vzbudit. Co byste nejraději, aby se jim honilo v hlavách po skončení prezentace?

4. Nepouštějte svůj záměr z očí

 Vždy bychom měly mít jasno v tom, s jakým záměrem prezentujeme. Chceme prodat? Získat nové klienty? Nadchnout posluchače pro svůj nový projekt? Ať už je náš záměr jakýkoliv, měly bychom na něj myslet od samotného začátku. Každý slide prezentace by měl plnit jasný účel. Pokud ho u některého z nich neumíte pojmenovat, nejspíš nic nepřinese ani vašim posluchačům a vy ho můžete s klidnou duší smazat.

5. Konkrétní čísla a fakta dělají dojem

 Stovky spokojených klientů nahraďte číslicí 586, udělejte přesný součet “nespočtu” odpracovaných hodin a své tři kolegy jmenujte a ukažte jejich fotku. Buďte zkrátka konkrétní. Lidé si budou umět mnohem lépe představit vaši práci a její dopady. Za abstraktními pojmy se toho totiž schová mnoho a vy se připravíte o možnost přetavit svou neurčitou prezentaci v unikátní. 

Obecné pravidlo zní: vyškrtněte z prezentace všechny věty, které by “mohl říct každý”. Ponechte jen ty, které hovoří o vašich konkrétních zkušenostech v kontextu vaší organizace či tématu, o kterém přednášíte. Pokud je záměrem prezentace oslnit svým projektem a prací, kterou jste na něm odvedly, ta nejdůležitější fakta si schovejte na závěr. Vzpomínáte, jak jsem psala, že závěr si lidé pamatují nejlépe? Závěrečné shrnutí konkrétních výsledků, ilustrujících odvedenou práci, vám pomůže zanechat v divácích pozitivní dojem. Zatímco s vašimi názory a myšlenkami nutně nemusí souznit, podložená fakta rozporovat nebudou. 

A když už za vámi odvedená práce bude hezky svítit černá na bílém, nechte ji tam i po dobu loučení. Slide děkujeme za pozornost je jistě elegantní, ale diváci dost možná více ocení delší prostor na pročtení jednotlivých bodů prezentace. 

6. Vyladěná prezentace je skvělá, ale nikdy nebude důležitější než vyladěný projev

Soustředit se zároveň na vše, co stojí v prezentaci i na to, co přednáší řečník, dovede být obtížné. Dbejte proto na to, abyste diváky nezahltily textem. Držte se odrážek, krátkých výstižných vět, pomozte si infografikou nebo rozbijte kontinuitu zařazením slidů, na kterých jsou pouze obrázky. Graficky odvážná forma zpracování občas dokáže přinést “wow efekt” a nahrát důležité plusové body. Jestli se do ní ale pustíte, její efekt si první raději na někom otestujte. Slidy mají za účel vaše vystoupení podpořit, ne stát v centru zájmu. Ujistěte se proto, že neodvádí pozornost od vašeho mluveného projevu a naopak ho jen harmonicky dokreslují. 

Předneste svou prezentaci mamince, kamarádce nebo kolegovi a doptejte se, zda pro ně všechny pasáže byly zřetelné a zda se neztráceli v množství textu na slidech nebo kulometu vámi vyřčených slov. Ceňte si negativní zpětné vazby. Pozitivní vám dodá sebevědomí, negativní (a konstruktivně podaná) vás posune dále. 

7. Nepodceňujte práci s časem

Jak dlouhá je jedna minuta? A co všechno stihnu říct za 30 vteřin? Trénujte svůj mluvený projev. Cvičení, ve kterém máte za úkol představit sebe sama nebo své téma v omezeném čase, vám pomůže nejen zvyknout si na to, jak vám samotným zní váš hlas. Naučí vás také lépe vnímat rychlost plynutí času. 

Obecně také můžete počítat s tím, že pokud vám cvičné odříkání prezentace zabere 30 minut, její “ostrý” přednes bude pravděpodobně o několik minut kratší. Na trému je totiž docela spolehnutí. Respektive na skutečnost, že kvůli ní nejspíše zapomeneme zmínit několik myšlenek, které jsem si předtím tak pečlivě připravovaly. Když proto u cvičného přednesu o několik minut přetáhnete vyhrazený čas, neděste se toho. U kratších časových formátů je samozřejmě přesný timing velmi důležitý. Je klíčové s ním od začátku pracovat a celý projev si trénovat se zapnutými stopkami. U delších časových formátů vás ale drobné přetáhnutí limitu děsit nemusí. 

Vyplatí se ale předem si ujasnit, u jakého slidu byste ideálně měly být v polovině časového limitu. Když pak budete za plánem zaostávat, bude to pro vás jasný signál, že je potřeba projev trošku zrychlit nebo oželet nějakou ze svých myšlenek, abyste závěr prezentace nemusely přednášet v časovém presu. U prezentace to totiž není ani tak první, jako spíše poslední dojem, který lidem ulpívá. Nechejte si na něj dostatek prostoru a předneste ho sebevědomě a klidným hlasem. 🙂

Autorka: Monika Motanová